ليس دائمًا. قد تكون المشكلة في الإعدادات أو الإجراءات أو التقارير أو التكامل أو تجربة المستخدم. لذلك يجب تشخيص السبب قبل اتخاذ قرار الاستبدال.
في بعض الحالات نعم. يمكن أن يكون إعادة التهيئة أو إضافة تقارير أو تطوير وظائف أو تكاملات محددة أكثر ملاءمة من مشروع استبدال كامل.
يجب مقارنة ما يحدث فعليًا داخل الشركة بما يفترض أن يدعمه النظام. إذا كانت المشكلة تبدأ قبل الوصول إلى النظام، فقد يكون السبب تشغيليًا. وإذا كانت العملية واضحة لكن النظام لا يستطيع دعمها، فقد تكون الفجوة تقنية.
قد يكون السبب أن النظام لا يغطي بعض الخطوات، أو أن استخدامه معقد، أو أن الصلاحيات غير مناسبة، أو أن الموظفين يحتاجون معلومات لا يوفرها. المهم فهم السبب بدل افتراض أن المشكلة مقاومة المستخدمين للتغيير.
نعم في بعض الأنظمة والحالات، بعد مراجعة الإجراءات والحقول والموافقات والصلاحيات وتحديد الخطوات التي لا تضيف قيمة فعلية.
عندما تكون القيود الأساسية في النظام تمنع التكامل أو التوسع أو دعم العمليات المطلوبة، أو عندما تصبح تكلفة الالتفاف حول قيوده أعلى من قيمة الاستمرار عليه.